Vinnsla persónuupplýsinga starfsumsækjenda

Fræðslubréfi þessu er ætlað að tryggja starfsumsækjendum lögboðna fræðslu um vinnslu Strætó bs. á persónuupplýsingum þeirra við afgreiðslu og meðferð starfsumsókna. Þegar sótt er um starf hjá Strætó þurfa að fylgja ýmsar persónuupplýsingar með umsókninni svo unnt sé að meta hæfni einstaklings í viðkomandi starf og ganga frá ráðningu. Markmið þessa fræðslubréfs er að tilgreina hvernig við öflum og notum persónuupplýsingar þínar í tengslum við starfsumsókn þína. Að öðru leyti vísast til persónuverndarstefnu Strætó.

Vinnsla persónuupplýsinga er nauðsynlegur þáttur við afgreiðslu starfsumsókna. Mikið er lagt upp úr því að vernda persónuupplýsingar og að meðferð þeirra sé almennt í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (persónuverndarlög). Öll vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við starfsumsóknir og ráðningar fer fram í skýrum, lögmætum og málefnalegum tilgangi og þá skal þess gætt að upplýsingarnar séu viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er.

 

Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili er Strætó bs., Hesthálsi 14, 110 Reykjavík.  Hægt er að hafa samband með því að hringja í síma 540-2700 eða með tölvupósti á straeto@straeto.is.

 

Hvaða persónuupplýsingar um starfsumsækjendur vinnur Strætó með?

Strætó aflar og varðveitir ýmsar upplýsingar um starfsumsækjendur. Tegund starfa getur ráðið því hvaða upplýsingum er safnað.

Hér að neðan er að finna lista yfir þær upplýsingar sem við vinnum með um starfsumsækjendur:

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingar, t.d. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer og netfang.
• Upplýsingar úr starfsumsókn og fylgigögnum (ferilskrá, kynningarbréf og meðmæli/umsagnir) sem afhentar eru sem hluti af umsóknarferli, þ.m.t. upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu.
• Upplýsingar úr ráðningarviðtölum.
• Umsagnir þriðja aðila.
• Upplýsingar um nánasta aðstandanda og fjölskylduaðstæður.
• Upplýsingar um innihald sakaskráa, þ.e. upplýsingar sem varða sakfellingar í refsimálum og refsiverð afbrot.
• Upplýsingar um innihald ökuferilskráa umsækjenda um störf í akstri, þ.e. upplýsingar um ökuréttindi og punktastöðu starfsumsækjenda.
• Upplýsingar til að útbúa ráðningarsamning ef að ráðningu verður, s.s. bankareikningur, persónuafsláttur, stéttarfélagsaðild, lífeyrissjóðsaðild og séreignarsjóðsaðild.

Auk framangreindra upplýsinga, kunnum við einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem umsækjandi lætur okkur sjálfur í té, s.s. ljósmynd, hjúskaparstöðu og ástæðu umsóknar svo eitthvað sé nefnt.

 

Hvaða vinnsla persónuupplýsinga fer fram um starfsumsækjendur og í hvaða tilgangi?

Megintilgangur vinnslu persónuupplýsinga við meðferð starfsumsókna er að geta metið hvort viðkomandi umsækjandi uppfylli þær kröfur sem gerðar eru vegna ráðningar í störf og hver teljist vera hæfasti umsækjandinn. Vinnsla persónuupplýsinga umsækjenda er nauðsynleg svo Strætó geti lagt mat á umsókn og valið hæfasta umsækjandann til að gegna viðkomandi starfi. Vinnslan er nauðsynleg í því skyni að gera ráðstafanir að beiðni umsækjanda áður en samningur er gerður.

Aðeins er safnað upplýsingum sem eru nauðsynlegar og viðeigandi hverju sinni og ræðst það af eðli vinnslunnar og tegund þess starfs sem um ræðir. Upplýsingar verða ekki notaðar í öðrum tilgangi nema með fullri vitneskju og/eða samþykki umsækjanda.

Vinnsla persónuupplýsinga um starfsumsækjendur fer almennt fram á grundvelli samþykkis skráðs einstaklings, samnings við skráðan einstakling, lagaskyldu eða lagaheimildar, og lögmætra hagsmuna Strætó eða þriðja aðila. Í þeim tilvikum þar sem söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki starfsumsækjenda er þeim ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Þá fer vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga einungis fram ef uppfyllt eru lagaskilyrði fyrir slíkri vinnslu, s.s. með vísan til 2., 6., 7., 8., og 11. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga.

Hér að neðan má sjá útlistun á vinnslum persónuupplýsinga um starfsumsækjendur í starfsemi Strætó, þ.m.t. hvaða persónuupplýsingar er unnið með, tilgang og lagagrundvöll sérhverrar vinnslu:

Vinnslur sem byggja á samþykki starfsumsækjenda:

• Öflun upplýsinga úr sakaskrá frá Ríkissaksóknara – Unnið er með upplýsingar sem varða sakfellingar í refsimálum í þeim tilgangi að kanna hvort starfsumsækjandi hafi gerst sekur um ofbeldisbrot eða aðra refsiverða háttsemi af því tagi að hann teljist ekki hæfur til að gefna því starfi sem um ræðir.

Vinnslur sem eru nauðsynlegar vegna framkvæmdar samnings eða til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur:

• Móttaka starfsumsókna og fylgiskjala – Unnið er með nafn umsækjanda, kt., heimilisfang, símanúmer, netfang, menntun, hæfni, starfsferil og eftir atvikum ljósmynd. Í tilviki starfsumsókna vegna starfa í akstri í er jafnframt unnið með upplýsingar úr ökuferilskrá til að tryggja nauðsynleg ökuréttindi umsækjanda.
• Skráning upplýsinga í ráðningarviðtölum – Unnið er með nafn umsækjanda, ástæðu umsóknar og upplýsingar um hæfni og hæfiskröfur.
• Umsagnir þriðja aðila (meðmælenda/umsagnaraðila) – Unnið er með upplýsingar um hæfni umsækjanda ásamt viðmóti og frammistöðu á fyrrum vinnustað.
• Skráning persónuupplýsinga við gerð ráðningarsamnings (ef að ráðningu verður) – Unnið er með nafn umsækjanda, kt., heimilisfang, símanúmer, netfang, ráðningartíma, starfsheiti, starfskjör, launaflokk, bankareikning, skattþrep, persónuafslátt, stéttarfélagsaðild, lífeyrissjóðsaðild og séreignarsjóðsaðild.

Vinnslur sem eru nauðsynlegar til að fullnægja kröfum laga:

• Aðgangsréttur aðila máls og miðlun upplýsinga um ráðinn umsækjanda til annarra starfsumsækjenda á grundvelli stjórnsýslulaga nr. 37/1993 – Unnið er með allar upplýsingar sem eru forsenda fyrir ráðningu ráðins umsækjanda.
• Aðgangsréttur almennings og miðlun upplýsinga um starfsumsækjendur á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012 – Unnið er með nafn umsækjanda og starfsheiti.
• Varðveisla persónuupplýsinga á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn – Unnið er með allar upplýsingar sem finna má í skjölum sem ber að varðveita lögum samkvæmt, þ.m.t. upplýsingar um sakfellingar í refsimálum úr sakavottorðum sem afhent eru með starfsumsóknum.

Vinnslur sem byggja á lögmætum hagsmunum Strætó:

• Móttaka afrits af sakavottorði – Unnið er með upplýsingar sem varða sakfellingar í refsimálum og refsiverð afbrot.
• Móttaka afrits af ökuskírteini – Í tilviki starfsumsókna vegna starfa í akstri er unnið er með upplýsingar um ökuréttindi starfsumsækjanda í því skyni að kanna hvort viðkomandi hafi nauðsynleg ökuréttindi.

 

Hvernig er persónuupplýsingum um starfsumsækjendur safnað?

Við söfnum persónuupplýsingum um starfsumsækjendur í gegnum umsóknar- og ráðningarferli. Að meginstefnu til aflar Strætó upplýsingum beint frá starfsumsækjendum, ef frá eru taldar upplýsingar frá skráðum meðmælendum/umsagnaraðilum. Auk framangreinds kann að vera að við öflum upplýsinga úr sakaskrá frá Ríkissaksóknara og upplýsinga úr ökuferilskrá frá Ríkislögreglustjóra og er það ávallt gert í samráði við og með samþykki starfsumsækjanda.

Verði af ráðningu munum við afla frekari persónuupplýsinga á starfstíma þínum hjá Strætó í tengslum við störf þín.

Viðtakendur persónuupplýsinga um starfsumsækjendur

Strætó kann að vera nauðsynlegt að afhenda persónuupplýsingar til utanaðkomandi aðila. Strætó afhendir þó ekki persónuupplýsingar til utanaðkomandi aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, skriflegs vinnslusamnings eða samþykki hins skráða.

Meðal aðila sem Strætó afhendir persónuupplýsingar um starfsumsækjendur eru þriðju aðilar sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri Strætó, eftir atvikum ráðningarskrifstofur og ráðgjafarfyrirtæki vegna vinnu þeirra fyrir Strætó í tengslum við umsóknarferli.  Þá kann að vera að almenningur óski eftir upplýsingum um starfsumsækjendur á grundvelli upplýsingalaga nr. 140/2012 og er Strætó þá skylt að veita upplýsingar um nafn og starfsheiti umsækjenda þegar umsóknarfrestur er liðinn.

Að lokum er Strætó skylt að afhenda persónuupplýsingar um ráðinn einstakling til annarra starfsumsækjenda á grundvelli aðgangsrétts þeirra sem aðilar máls samkvæmt stjórnsýslulögum nr. 37/1993.

 

Varðveislutími persónuupplýsinga starfsumsækjenda

Strætó er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Strætó er óheimilt að farga eða eyða nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema á grundvelli lagaheimildar eða sérstakrar heimildar Þjóðskjalasafns. Almennt eru persónuupplýsingar því afhentar Borgarskjalasafni að 10 árum liðnum. Að öðru leyti varðveitir Strætó persónuupplýsingar í samræmi við skyldur sínar samkvæmt lögum nr. 145/1994 um bókhald.

 

Réttindi vegna vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga starfsumsækjenda

Strætó gætir þess við alla vinnslu persónuupplýsinga að viðeigandi ráðstafanir séu gerðar til að hinir skráðu geti neytt réttinda sinna samkvæmt persónuverndarlögum.

Hinir skráðu skulu eiga rétt á að vita hvort og þá hvaða upplýsingar Strætó vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af þeim persónuupplýsingum enda standi hagsmunir annarra því ekki í vegi. Þá skulu þeir eiga kost á að óska eftir vitneskju um vinnslu persónuupplýsinga sem þá varðar og þeim skal standa til boða að andmæla vinnslu persónuupplýsinga ef svo á við, t.d. þegar vinnsla byggir á lögmætum hagsmunum. Hinir skráðu eiga einnig rétt á að óska þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um sig sæti leiðréttingu, að lokað verði fyrir notkun þeirra eða þeim eytt, eftir því sem lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn heimila. Starfsumsækjendur eiga rétt á því að sæta ekki sjálfvirkri ákvarðanatöku, þ.m.t. gerð persónusniðs og þeir eiga sem fyrr segir ávallt rétt á því að afturkalla samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga.

Sé unnt að verða við beiðni skráðs aðila um neytingu réttinda skal hún afgreidd eins fljótt og auðið er og almennt eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku slíkrar beiðni.

Telji einstaklingur vinnslu Strætó á persónuupplýsingum ekki vera í samræmi við lög eða reglugerðir, getur hann lagt fram kvörtun til Persónuverndar.

 

Samskipti við Strætó og við Persónuvernd

Persónuverndarfulltrúi Strætó hefur eftirlit með fylgni við gildandi persónuverndarlög. Hann starfar sem tengiliður vegna erinda sem varða persónuupplýsingar og meðferð þeirra af hálfu Strætó, hvort sem um er að ræða fyrirspurnir einstaklinga um vinnslu persónuupplýsinga, ósk þeirra um að fá aðgang að eigin persónuupplýsingum eða önnur erindi sem varða réttindi skráðra einstaklinga gagnvart Strætó samkvæmt gildandi persónuverndarlögum.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Strætó með því að senda tölvupóst á netfangið: personuvernd@straeto.is eða í síma 540-2727. Jafnframt má hafa samband með bréfpósti en þá skal umslagið merkt persónuverndarfulltrúanum.

Ábendingum vegna öryggismála, t.d. vegna veikleika eða öryggisbrests á vegum Strætó, má jafnframt beina til persónuverndarfulltrúa.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar með því að senda tölvupóst á netfangið:  postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpóst til: Persónuvernd, Rauðarárstígur 10, 105 Reykjavík Ísland.